Ce cas d’usage traite de la situation où une facture, bien que libellée au nom de l’ACHETEUR (le client légal), doit être réglée par une entité tierce appelée le PAYEUR. Cette configuration se rencontre fréquemment dans les groupes de sociétés (une centrale de trésorerie payant pour les filiales) ou dans des contextes spécifiques comme la sous-traitance avec paiement direct par le maître d’ouvrage.
Voici les détails approfondis pour comprendre ce thème :
1. Le rôle du profil EXTENDED-CTC-FR
La norme sémantique européenne EN16931 ne prévoit pas de bloc spécifique pour identifier un tiers payeur distinct de l’acheteur. C’est pourquoi la réforme française utilise le profil EXTENDED-CTC-FR, qui ajoute le bloc PAYEUR DE LA FACTURE (EXT-FR-FE-BG-02) pour permettre cette identification précise tout en respectant le standard européen.
2. Informations contenues dans le bloc PAYEUR
Pour que le tiers payeur soit correctement identifié et puisse éventuellement agir dans le système, le vendeur peut renseigner plusieurs données structurées dans ce bloc :
- Identité : La raison sociale du payeur (EXT-FR-FE-43) et son identifiant légal SIREN (EXT-FR-FE-48).
- Identifiants complémentaires : Il est possible d’ajouter d’autres codes comme un GLN ou un SIRET (EXT-FR-FE-46).
- Adresse électronique : Une adresse spécifique (EXT-FR-FE-52) peut être renseignée pour permettre d’atteindre le payeur directement via les réseaux d’échange comme PEPPOL.
3. Cinématique des échanges (Cycle de vie)
Dans ce cas de figure, la facture suit un circuit précis entre le vendeur, l’acheteur et le payeur :
- Émission : Le VENDEUR émet la facture vers l’acheteur via sa plateforme (PA-E).
- Validation : L’ACHETEUR reçoit la facture, la valide (statut « Approuvée ») et informe son PAYEUR que la facture est prête pour règlement.
- Paiement : Le tiers PAYEUR effectue le virement au vendeur et en informe l’acheteur.
- Information de paiement : L’acheteur transmet le statut « Paiement Transmis » au vendeur pour confirmer que le payeur a exécuté l’ordre.
- Clôture : Une fois les fonds reçus, le vendeur émet le statut obligatoire « Encaissée », qui est transmis à l’acheteur et au Portail Public de Facturation (PPF) pour les besoins fiscaux.
4. Recommandations et limites
- Unicité : Un seul bloc tiers payeur peut être renseigné par facture.
- Transparence pour le vendeur : Bien que le vendeur puisse nommer le payeur dans la facture, il est souvent recommandé que l’acheteur gère cette relation de manière transparente pour le vendeur, afin de ne pas obliger ce dernier à modifier ses fichiers clients.
- Gestion des droits : Pour que ce processus fonctionne, le payeur doit être référencé sur la plateforme de l’acheteur (PA-R) avec des droits de délégation lui permettant d’accéder à la facture et à ses statuts.
En résumé, l’utilisation du bloc EXT-FR-FE-BG-02 est l’outil technique qui permet de séparer la responsabilité comptable de l’achat (l’acheteur) de la responsabilité financière du règlement (le payeur) tout en garantissant une traçabilité totale pour l’administration fiscale.
