Le statut « Rejetée » est l’un des quatre statuts de cycle de vie dits obligatoires dans le cadre de la réforme de la facturation électronique. Lorsqu’une plateforme de dématérialisation (PA, ex-PDP) attribue ce statut, cela signifie que la facture a échoué aux contrôles de conformité et qu’elle est considérée comme fiscalement inexistante.
Voici les détails essentiels pour comprendre pourquoi et comment le vendeur doit réagir.
- Pourquoi une facture est-elle « Rejetée » ?
Le rejet survient lors de la phase de transmission lorsque la plateforme (soit celle du vendeur, soit celle de l’acheteur) détecte une anomalie. Les motifs peuvent être :
- Techniques : présence d’un virus, fichier vide ou erreur de structure XML.
- Fonctionnels : non-respect des règles de gestion de la réforme, numéro de facture en doublon, ou adresse de facturation électronique du destinataire introuvable.
- Les deux types de rejet
- Rejet à l’émission (par la PA du vendeur) : La plateforme du vendeur (PA-E) bloque la facture avant même qu’elle ne sorte du système. Le statut est transmis au Portail Public de Facturation (PPF) pour informer l’administration, mais la facture n’est jamais transmise à l’acheteur.
- Rejet en réception (par la PA de l’acheteur) : La facture a été envoyée, mais la plateforme du client (PA-R) refuse de l’intégrer pour cause de non-conformité. Là encore, le statut remonte au PPF et à la PA du vendeur.
- L’obligation comptable du vendeur : L’Avoir Interne
Le statut « Rejetée » est terminal : aucune autre action (comme un paiement) ne peut être enregistrée sur cette facture dans le système de l’administration fiscale.
C’est ici qu’intervient la procédure d’annulation décrite sur votre fiche :
- Annulation comptable : Puisque la facture a été émise dans le logiciel du vendeur (ERP), elle a généré une écriture comptable. Or, comme elle est rejetée par le circuit officiel, le vendeur a l’obligation de neutraliser cette écriture.
- Le mécanisme de l’avoir interne : Le vendeur doit créer un avoir interne pour annuler la facture rejetée dans ses propres comptes.
- Non-transmission : Cet avoir est qualifié d’« interne » car il ne doit pas être transmis à l’acheteur. Le client ne doit pas recevoir un avoir pour une facture qu’il n’a jamais reçue ou qui a été rejetée dès l’entrée de sa plateforme.
- Traitement par la plateforme : Si le vendeur transmet par erreur cet avoir à sa plateforme en référençant la facture rejetée, la plateforme ne doit pas l’envoyer à l’acheteur ni transmettre de données fiscales (flux 1) au PPF.
- La suite des opérations
Une fois la facture rejetée annulée comptablement par cet avoir interne, le vendeur doit : - Identifier l’erreur grâce au motif de rejet fourni par la plateforme.
- Corriger les données dans son système d’information.
- Émettre une nouvelle facture avec un nouveau numéro (pour éviter un nouveau rejet pour doublon) afin de relancer le processus de paiement.
Analogie : Imaginez que vous postez une lettre, mais que le centre de tri la tamponne « Refusée : adresse inexistante » et vous la renvoie. Pour votre comptabilité personnelle, vous ne pouvez pas considérer que l’argent est « en route ». Vous devez annuler cette attente dans vos notes (l’avoir interne) et renvoyer une toute nouvelle lettre avec la bonne adresse.
